Czy warto niszczyć akta samodzielnie?
Przedsiębiorstwa, oferujące profesjonalne niszczenie dokumentacji, często oprócz utylizowania akt proponują także ich archiwizację, digitalizację i przechowywanie. Czy skorzystanie z ich usług jest opłacalną decyzją? Dziś staramy się odpowiedzieć na to pytanie.
Niszczenie dokumentacji medycznej i nie tylko
Samodzielna utylizacja zawsze wymaga od nas profesjonalnego przygotowania. Na początku należy precyzyjnie zaplanować cały proces i zweryfikować, czy niszczenie akt w naszym wykonaniu nie będzie wiązało się z naruszeniem RODO. Następnie należy do tego zadania wyznaczyć odpowiednie osoby i skonstruować im bezpieczne stanowisko pracy. Niszczenie dokumentów powinno uwzględnić także troskę o to, co dzieje się z przetworzonymi aktami, szczególnie że pomysłowi złodzieje są w stanie wykraść informacje nawet z firmowych śmietników. Wiele firm nie chce narażać się na takie ryzyko. Wybierają pewniejszą i bezpieczniejszą opcję, którą jest profesjonalne niszczenie dokumentów w Warszawie. Taka decyzja zdejmuje z ich barków problematyczny obowiązek i pozwala zaoszczędzić cenny czas.
Na czym polega wsparcie profesjonalistów, czyli niszczenie dokumentów w Warszawie krok po kroku
Zanim wybierzemy konkretną firmę, sprawdźmy dokładnie, w jaki sposób przeprowadza ona niszczenie akt. Jedną z funkcjonalnych i wygodnych metod jest wykorzystanie systemu bezpiecznym pojemników. Schemat jest prosty:
- specjaliści w umówiony dzień zostawiają w naszej firmie pojemnik o określonej wielkoścl;
- gdy pojemnik się zapełni, dokumenty są odbierane, a stary kontener wymieniany jest na nowy;
- akta wędrują do specjalnej instalacji, gdzie przeprowadza się niszczenie dokumentacji medycznej, pracowniczej, podatkowej itp.
- generowany jest specjalny certyfikat, który potwierdza, że cały proces został poprawnie zrealizowany.
Taki schemat działania zapewnia szybkie uporanie się ze zbędną dokumentacją. Warto go docenić także za bezpieczeństwo – akta są właściwie chronione na każdym etapie utylizacji. Metodę bezpiecznych pojemników stosuje m.in. firma Rhenus Data Office Polska.
