Niszczenie dokumentów zgodnie z zasadami rodo

Od 2018 roku weszły w życie nowe przepisy RODO, które nakładają na firmy obowiązki dotyczące przechowywania i niszczenia wrażliwej dokumentacji. To sprawia, że każda firma powinna dokładnie znać przepisy prawne. Niszczenie dokumentów RODO powierzyć można specjalistom. Usługi tego typu cieszą się coraz większą popularnością na rynku. O czym musimy wiedzieć? Jak powinno przebiegać niszczenie dokumentów? Gdzie znajdziemy szeroki zakres usług tego rodzaju?

Niszczenie akt zgodnie z RODO

Rozporządzenie wskazuje na zakaz przechowywania danych osobowych przez czas dłuższy, niż ten określony w prawnych przepisach. Wiele zależy oczywiście od rodzaju dokumentów. Przykładowo dane osobowe pracownika archiwizować można przez cały czas zatrudnienia, jak i przez kolejne 50 lat. Po upływie wskazanego terminu, konieczne jest niszczenie dokumentów.

Firmy muszą natychmiast zniszczyć akta z danymi osobowymi, zgodnie z normą DIN 66399. Obowiązek spoczywa na przedsiębiorcy. Wszelkie nadużycia i nieścisłości mogą wiązać się z karami finansowymi (na poziomie nawet 4% dochodów rocznych firmy).

Jak przebiega niszczenie dokumentów?

Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe trzeba przeprowadzić tak, aby po zniszczeniu był niemożliwe do odczytania. Nie wystarczy zarysować płyty lub ręcznie podrzeć kartki. Proces opiera się na zasadach zawartych w RODO. Niszczenie dokumentów może odbywać się na dwa sposoby. Są one następujące:

• Niszczenie danych osobowych za pomocą profesjonalnej niszczarki – pamiętajmy o tym, że nie każda niszczarka nadaje się do utylizacji zgodnie z zapisami RODO. Zakupione urządzenie musi być zgodne co najmniej z poziomem bezpieczeństwa P-3.
• Niszczenie dokumentów przez profesjonalną firmę – nie każde biuro ma możliwość skorzystania z niszczarki. Z pomocą przychodzi firma Destroy. Usługi są świadczone przez profesjonalistów z doświadczeniem i wiedzą.

Wybór odpowiedniej firmy to gwarancja bezpieczeństwa i komfortu. Specjaliści przyjeżdżają w dane miejsce i zabierają nośniki danych, przeznaczone do zniszczenia. Zostają one umieszczone w pojemnikach zaplombowanych, a następnie trafiają do niszczarni. Po wykonaniu zadania, zamawiająca firma otrzymuje protokół przekazania materiałów do zniszczenia i certyfikat zgodności. Cały proces może być przez nas kontrolowany.

Niszczenie dokumentów RODO warto powierzyć specjalistycznej firmie. Proces odbywa się zgodnie z przepisami prawnymi RODO. Rozporządzenie weszło w życie w 2018 roku i nałożyło na przedsiębiorców szereg nowych obowiązków.