Dlaczego prawidłowa archiwizacja dokumentacji jest ważna dla funkcjonowania firmy?

Archiwizacja dokumentów to obowiązek każdej firmy, instytucji i organizacji. Kwestię tę regulują odpowiednie przepisy prawa, określające czas przechowywania różnego rodzaju akt. Na czym polega archiwizowanie, w jakiej formie może być ono realizowane i jakiego rodzaju dokumentację obejmuje, o tym w dalszej części tekstu.

Czym jest i czego dotyczy archiwizacja dokumentów?

Archiwizacja dokumentacji oznacza proces kwalifikowania, porządkowania, oznaczenia i zabezpieczenia zbioru akt. Archiwizacja dokumentów firmowych obejmuje m.in:

• dokumenty podatkowe (rachunki, faktury VAT, księgi podatkowe);
• dokumenty rozliczeniowe (potwierdzające wysokość składek przekazanych do ZUS);
• dokumenty zgłoszeniowe ZUS ZFA, ZUS ZPA;
• akta kadrowe dokumentujące zatrudnienie pracowników po rozwiązaniu z nimi stosunku pracy;
• dokumentację medyczną (np. skierowania i zalecenia lekarskie, czy zdjęcia RTG).

Obecnie coraz większą część dokumentacji można archiwizować nie tylko w formie papierowej, ale również elektronicznie. Niektóre dokumenty księgowe, jak księgi rachunkowe, czy kopie dokumentów kasowych można przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej.

Jak długo musi być prowadzona archiwizacja dokumentacji?

Archiwizacja dokumentów księgowych obejmujących kwestie podatkowe trwa 5 lat, z kolei czas przechowywania deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych wynosi odpowiednio: 10 lat- dla dokumentów przekazanych do ZUS w terminie do 31 grudnia 2011 r. i 5 lat- w przypadku deklaracji składanych od 1 stycznia 2012 r. Jeśli chodzi o akta kadrowe należy je archiwizować przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika stosunku pracy. Archiwizacja dokumentacji medycznej musi być natomiast realizowana z uwzględnieniem przepisów ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, w świetle których czas przechowywania dokumentów medycznych wynosi zwykle 20 lat, z pewnymi wyjątkami wydłużającymi lub skracającymi ten okres.

Jak powinna wyglądać bezpieczna archiwizacja dokumentów?

Aby archiwizacja akt firmowych odbywała się w bezpieczny sposób, niezbędne jest stworzenie ku temu optymalnych warunków. Chodzi tutaj zwłaszcza o wydzielenie w firmie odpowiedniej wielkości pomieszczenia, do którego dostęp będą mieli jedynie upoważnieni pracownicy. Drzwi do archiwum powinny posiadać zabezpieczenia antywłamaniowe, a wszystkie elementy wyposażenia wewnątrz archiwum muszą być wodoszczelne i spełniać standardy przeciwpożarowe. Tak pokrótce powinna wyglądać archiwizacja dokumentacji prowadzona w siedzibie danej jednostki.

Archiwizacja dokumentów firmowych – województwo dolnośląskie

Archiwizacja akt firmowych powinna być zatem prowadzona z zachowaniem wszelkich norm bezpieczeństwa. Po drugie, archiwizacja dokumentów musi być tak zorganizowana, aby dostęp do nich był komfortowy dla osób uprawnionych i nie absorbował  zbyt wiele czasu. Nieuporządkowane archiwum może bowiem w istotny sposób zakłócać pracę. Pamiętajmy, że gromadzoną dokumentację należy dołączać do archiwum zgodnie z przepisami prawa i obowiązującą w danej jednostce instrukcją kancelaryjną. Zadanie to można realizować we własnym zakresie albo zlecić je firmie zewnętrznej, jak np. Destroy & Recycling z Wrocławia. Wybierając tę drugą opcję klienci z terenu województwa dolnośląskiego mogą być pewni, że archiwizacja dokumentów firmowych będzie prowadzona w profesjonalny sposób.